個人情報の取り扱いについて

1. 当社の名称及び住所、代表者の氏名

組織の名称：株式会社サンプラネット
住所：〒112-0012　東京都文京区大塚3-5-10　住友成泉小石川ビル8階
代表者の氏名：代表取締役社長　田中　光明

2. 個人情報の取得について

個人情報の取得にあたっては、利用目的を特定し、必要な個人情報のみを適法かつ公正な手段により取得いたします。ご本人から直接取得させていただくほか、協力会社からの提供や業務受託に伴う取得、発行物などの公開情報（直接書面以外）から取得することがございます。

3. 個人情報の利用目的について

• ご本人から直接取得させて頂いた個人情報の利用目的（保有個人データの利用目的）

  対象	利用目的
  事業に関する個人情報	お客様が要望される商品やサービスを提供するため(ご要望を把握するための購入履歴などの蓄積も含む)
  当社販売商品の購入をご希望される方に関する個人情報	商品情報、企業情報、サービスまたはそれらに関連する情報を提供するため(主にカタログ、新製品情報、メールマガジン、ご愛用者向け冊子の送付)
  保険代理店業務に関する個人情報	保険会社の代理店としての業務を行うため、委託を受けた範囲で利用するため
  学会運営業務に関する個人情報	医学学会等の運営業務において委託元より受けた委託内容の範囲内で、参加登録リスト作成、講演者および演題発表者の確認・連絡、抄録集作成・発送を行うため
  Medical Primeの会員および講師等の個人情報	①会員および講師その他当社が必要と認めた関係者による動画配信・投稿、動画視聴、コメント投稿およびe-Learning等の医学系コンテンツを展開する総合プラットフォームを提供するため。 ②会員に対する広告その他の情報提供活動及びその他マーケティング活動のため。 ③会員に対するご連絡およびメールマガジン・ダイレクトメッセージその他各種ご案内の配信・送付のため。 ④会員からのお問い合わせ・苦情対応のため。 ⑤マーケティングデータの調査・分析のため。 ⑥クレジットカード決済などの処理のため。
  旅行業務に関する個人情報	旅行業務に関するお客様との連絡、交通機関および宿泊先等の手配のため
  当社とお取引を希望される方の個人情報	取引における商談及び業務上の諸連絡、受発注業務、請求支払業務等のため
  当社への入社を希望される方の個人情報	採用のお申込やお問い合わせに関連し、ご提供いただいた個人情報について、採用可否の検討、採用に関する連絡・資料の送付等のため
  当社従業員等（退職者を含む）に関する個人情報	従業員の人事管理、勤務管理、給与･賞与等管理、福利厚生および健康管理等のため
  上記以外で、当社へお問い合わせされた皆様に関する個人情報	お客様の各種お問い合わせ、ご依頼、ご要望に対応するため(お問い合わせ履歴などの蓄積も含む)

• ご本人から直接書面以外で取得させて頂いた個人情報の利用目的

  対象	利用目的
  委受託契約に基づき取扱いを委託された個人情報	①委託元より社宅管理業務、訪宣車管理業務、携帯電話管理業務、ＤＭ発送業務など、委託を受けた範囲内で利用いたします。 ②医学学会等の運営業務において委託元より受けた委託内容の範囲内で、参加登録リスト作成、講演者および演題発表者の確認・連絡、抄録集作成・発送を行うため
  セミナー等講師の方に関する個人情報	セミナー等に関する連絡、情報提供、謝金支払いのため。
  人材紹介会社から取得する当社への入社を希望される方の個人情報	採用のお申込やお問い合わせに関連し、ご提供いただいた個人情報について、採用可否の検討、採用に関する連絡・資料の送付等のため

4. 個人情報の第三者提供について

当社は、個人データを第三者に提供するにあたり、以下の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

5. 委託について

取得いたしました個人情報は、利用目的を達成するために必要な範囲内で、個人情報の取扱いの一部又は全部を外部の委託先に委託する場合があります。この場合、当社は委託先に対し、守秘義務契約の締結を行うとともに、お客様の個人情報を適切に管理するため厳正な管理監督を行います。

6. 共同利用について

当社は、以下の内容で、取引先関係者の個人情報を特定の者との間で共同利用します。

• 共同して利用される個人情報の項目
  氏名、勤務先名、所属、役職、住所、電話番号、メールアドレス等
• 共同して利用する者の範囲
  エーザイ株式会社ならびにその子会社および関連会社（ただし、海外法人を除く）
  参照URL：https://www.eisai.co.jp/company/profile/group/index.html
• 共同して利用する者の利用目的
  • 当社の事業上の取引、事業運営に関する連絡のため
  • お問い合わせ・ご連絡等に関する検討・調査・対応のため
  • 取引先関係者との適切かつ円滑な連絡、協力体制・信頼関係の維持・強化等のため
• 共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名
  株式会社サンプラネット　代表取締役社長　田中 光明
  〒112-0012　東京都文京区大塚3-5-10　住友成泉小石川ビル8階
• 取得方法
  共同利用する際は書面、電子媒体等により取得します。個人情報の受け渡しの際は適正な安全管理措置を講じます。

7. 任意性及び当該情報を与えなかった場合に本人に生じる結果

当社では業務遂行上必要最低限の個人情報の提供をお願いしております。当社への個人情報の提供は任意ですが、ご提供頂けない場合、3.に記載の利用目的に関連した業務に支障が生じ、サービスの提供などが受けられないなどご本人が不利益を被る場合がございます。

8. 要配慮個人情報等の取扱い

当社は、個人情報保護法の「要配慮個人情報」及び労働組合への加盟、門地、本籍地、保険医療および性生活に関する個人情報（「センシティブ情報」）(以下、「要配慮個人情報」と「センシティブ情報」をまとめて「要配慮個人情報等」といいます)を、次に掲げる場合を除き、取得、利用または第三者提供を行いません。

• 法令等に基づく場合
• 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
• 適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲で要配慮個人情報を取得、利用または第三者提供する場合
• 相続手続きを伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、要配慮個人情報を取得、利用または第三者提供する場合

9. 匿名加工情報の取扱い

当社は、匿名加工情報（個人情報保護法に定める匿名加工情報をいいます）を作成するときは、当該情報に含まれる情報の項目を公表の上、利用することがあります。また、当社は、第三者に匿名加工情報を提供するときは、提供する情報の項目および提供方法について公表するとともに、第三者に匿名加工情報として明示します。

10. 個人情報の開示等のご請求

当社は、ご提供頂いた個人情報に関する利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求、並びに第三者提供記録の開示の請求（以下、「開示等の請求等」という）につきましては、遅滞なく対応いたします。下記窓口までご連絡ください。また、保険会社等からの委託業務に関わる個人情報につきましては委託元に、団体等に帰属する個人情報につきましては帰属元にお取り次ぎいたします。

11. 個人情報に関するご相談および苦情またはお問い合わせについて

個人情報に関するご相談や苦情につきましては下記窓口までお問い合わせください。

株式会社サンプラネット
〒112-0012　東京都文京区大塚3-5-10　住友成泉小石川ビル8階
苦情相談責任者宛て

12. 認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決の申出先

当社は、次の認定個人情報保護団体の会員です。当社への苦情・相談について、下記の窓口にも申し出ることができます。(認定個人情報保護団体とは、個人情報保護法で規定されている個人情報に関する苦情処理や情報提供を行う第三者機関のことです。)

13. 保有個人データの安全管理のために講じた措置について

当社における個人情報等（個人データ、保有個人データを含む）の安全管理措置に関する主な内容は以下のとおりです。

• 個人情報保護の基本方針の策定
  個人データの適正な取扱い確保のため個人情報保護方針の策定、関係法令・ガイドライン等の遵守、苦情及び相談窓口を設置しています。
• 個人データの取扱いに係る規律の整備
  取得・入力、利用・加工、保管・バックアップ、委託・提供、消去・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの管理規程を策定しています。
• 組織的安全管理措置
  個人データの取扱いに関する個人情報保護管理者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報に関する規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しています。
  個人データの取扱状況について、個人情報保護マネジメントシステムを導入・実践し、Pマークによる審査等を実施しています。
• 人的安全管理措置
  個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な教育、研修を実施しています。
  個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載するとともに、すべての従業者及び委託先と非開示契約を締結しています。
• 物理的安全管理措置
  個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
  個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施しています。
• 技術的安全管理措置
  アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
  個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
• 外的環境の把握
  外国において個人情報を取り扱うにあたっては、定期的に当該国の個人情報保護制度に関する情報を収集し把握した上で、安全管理措置を講じます。

14. Webサイトでの情報の取り扱い

当社は、当社が運営するウェブサイトにおいて、Webサイトを利用される方に関連する情報（クッキーおよびウェブビーコン）（以下、クッキー等）を、以下の目的のために機械的に取得し、取り扱います。

• クッキー等の利用について
  当社が運営するウェブサイトでは、サービス向上および利用状況の分析のためにクッキー等を使用しています。クッキー等は、ユーザーのブラウザに保存される小さなテキストファイルであり、匿名のトラフィックデータを収集するために使用されます。
• Googleアナリティクス（GA4）の利用について
  当社は、Google社が提供するGoogleアナリティクス（GA4）を利用して、ウェブサイトの利用状況を分析することがあります。GA4はクッキー等を使用して、年齢層、性別、アクセス時間帯などの個人関連情報を収集しますが、これらの情報は個人を特定するものではありません。
• 情報の第三者提供について
  当社は、取得した個人関連情報を第三者に提供することはありません。ただし、解析業務を外部委託する場合には、委託先との契約に基づき、適切な安全管理措置を講じた上で情報を取り扱います。
• クッキーの拒否方法
  ユーザーは、ブラウザの設定によりクッキーの使用を拒否することができます。また、Google社が提供する「Googleアナリティクス オプトアウト アドオン」を利用することで、GA4によるデータ収集を無効化することが可能です。

15. プライバシーマークについて

当社は2005年10月に一般財団法人日本情報経済社会推進協会より、「プライバシーマーク」の付与認定を受けています。プライバシーマークは、JIS Q 15001「個人情報保護マネジメントシステム」に適合し、個人情報について適切な取り扱いが行われている企業に付与されるものです。